Rob Otten · Bestellungen aus dem Kundenportal, ohne Abtippen

Einer muss den stumpfen Job ja machen.

Es gibt Arbeit, die macht niemand gern: die Bestellung aus dem Kundenportal lesen, den Auftrag in die Warenwirtschaft tippen, die Auftragsnummer ins Portal zurücktragen. Jeden Tag dieselben Handgriffe, bei jeder Bestellung von vorn.

Rob Otten macht das. In Minuten, Tag und Nacht, und er meldet sich, wenn etwas nicht passt.

So läuft es

1. Mail vom Kundenportal: neue Bestellung
2. Rob holt die Bestellung als PDF
3. Die KI liest Artikel, Menge, Termin
4. Auftrag in Ihrer Warenwirtschaft angelegt
5. Auftragsnummer als Bestätigung ins Portal
6. Mail ans Team: erledigt, oder bitte anschauen

Dunkel: Berührung mit dem Portal Ihres Kunden; Rob arbeitet dort wie ein Mitarbeiter mit eigenem Zugang. Hell: läuft auf Ihrem Server. Sonderfälle, abweichende Lieferadressen oder unleserliche PDFs gehen mit Hinweis an einen Menschen, Rob legt dann nichts an.

Was Sie gewinnen

In der Praxis bewährt

Bei AWT Werbetechnik in Schramberg läuft Rob Otten seit April 2026. Ein Großkunde schickt bis zu zwölf Bestellungen am Tag über sein Lieferantenportal; vorher hat jede davon ein paar Minuten Abtippen gekostet. Die Warenwirtschaft dort hat keine brauchbare Schnittstelle. Als der Großkunde im Mai sein Portal auf eine neue Oberfläche umstellte, hat Rob die Umstellung mitgemacht.

„Das stumpfe Abarbeiten und Bestätigen von immer gleichen Bestellungen entfällt. Wir prüfen die Aufträge von Rob Otten nur kurz und tragen sie in die Auftragsplanung ein, das dauert wenige Sekunden. Unsere Software ist etwas starr, und es gab mehr Probleme zu bewältigen als gedacht. Letztendlich steht die Lösung, und Rob Otten läuft.“

Michael Mendel, AWT Werbetechnik, Schramberg

Sicherheit, kurz gesagt

• Die KI läuft bei Ihnen. Das Modell, das die PDFs liest, läuft auf Ihrem Server. Bestelldaten gehen an keinen externen KI-Dienst.
• Rob schreibt nur eines zurück: Ihre Auftragsnummer als Bestätigung. Menge, Preis und Termin bleiben, wie das Portal sie vorgibt.
• Eigener Zugang, eigene Spur. Rob hat im Portal einen eigenen Benutzer; jeder Schritt ist im Log nachvollziehbar.
• Jederzeit abschaltbar. Ein Schalter, und die Bestellungen laufen wieder wie vorher von Hand.

Für wen es sich lohnt

Für Betriebe, die regelmäßig Bestellungen aus einem Kundenportal bekommen und bei denen diese Routine an einer einzigen Person hängt, oder bei denen Bestätigungen zu lange liegen bleiben. Ob es sich rechnet, prüfen wir an Ihren tatsächlichen Abläufen, nicht an einer Hochrechnung.

Die Konditionen besprechen wir nach der Erstanalyse, wenn klar ist, wie Ihre Warenwirtschaft sich bedienen lässt. Vorher wäre jede Zahl geraten.

Wer dahintersteht

Mark Finnern

Dreißig Jahre Enterprise-Software, zwei Jahrzehnte Silicon Valley, Mitgründer der SAP Community, heute wieder daheim in Schramberg. Baut Automatisierung bei den Betrieben im Haus, mit n8n, Python und lokaler KI; Altsysteme eingeschlossen. Seit 2024 bringt er mit der KI-Impact Group KI in den Schwarzwald.

20 Minuten, eine echte Bestellung

Per Video-Call zeige ich Ihnen den Ablauf an einem freigegebenen Beispiel: Mail rein, Auftrag drin, Bestätigung im Portal. Danach wissen Sie, ob das zu Ihrem Betrieb passt.

Termin wählen → Oder per Mail

Oder anrufen: +49 170 668 8388. Ohne Formular, ohne Formalien.